Термин «Управление временем» не совсем адекватно отображает то, что мы делаем: временем управлять нельзя. Можно управлять задачами и делами, распределяя их в ограниченном временном промежутке. Поэтому правильным термином было бы “управление задачами”, но понятие «тайм-менеджмент» уже прижилось. К тому же работает и психологический аспект – приятно управлять стихией, даже если это всего лишь иллюзия. Давайте управлять подконтрольными процессами и разберемся, как составить список дел.
Методика составления общего списка дел
Прежде чем начинать управлять своими задачами, нужно составить их общий список. Получить общую картину ситуации, в которой вы находитесь.
Зачем нужен общий список дел?
Самый тупой карандаш лучше самой острой памяти. Первая задача подобного списка – освободить голову. Когда вы пытаетесь запомнить все, что вам нужно сделать (сейчас или потом), в голове постоянно вертится мысль «я точно ничего не забыл?» Это психологически давит, вызывает стрессы.
Имея список, вы уже не заморачиваетесь с этой проблемой. Появляется уверенность, что все под контролем. Ведь стоит только взглянуть на свой список и освежить свою память. А до этого можно полностью сосредоточиться на том, что делаешь именно сейчас.
Вторая главная задача списка – оценить свое состояние. Иногда это пугает. Выписываешь все дела, получаешь список из сотен задач (где-то описан случай, где их было изначально 427) и думаешь: «когда же это все можно успеть сделать?!» Объема пугаться не стоит. Наоборот, если задач получилось меньше 50, вы явно составили не полный список. В дальнейшем мы рассмотрим способы эффективно разобраться с этой кучей дел.
Как составить список дел?
Ответ прост: выделить полчаса-час, сесть за стол и написать. Писать можно на листе бумаги, в компьютерном файле, а в самом «продвинутом» случае – в вандерлисте.
Пишите все, что приходит в голову. Для начала – дела по работе или бизнесу, затем личные и семейные отношения (праздники, мероприятия), пройдитесь по квартире – наверняка вспомните, что нужно сделать по дому.
Если вы пользуетесь различными «напоминалками», вроде стикеров на мониторе или звонка на мобильном – это тоже переносите в свой список, а стикеры – в мусорку. Просмотрите электронную почту – если какие-то письма требуют от вас действий, заносите их в свой список.
Не нужно сейчас делить дела по каким-либо признакам, наподобие матрицы Эйзенхауэра. Главная задача на этом этапе – собрать все в одном месте. Делить будете потом.
Основные принципы составления списка задач
Список должен быть только один!!! Часто возникает соблазн оставить, например, письмо в электронной почте – «буду проверять почту, вспомню об этой задаче и сделаю ее». Это большая ошибка.
Может быть, вы действительно вспомните о деле, и даже выполните его вовремя, но что гораздо важнее, вы не будете уверенным в своем списке дел. Имея несколько списков: один в офисе, другой дома, третий в телефоне и т. п., вы не избавляетесь от шанса что-то забыть. Взглянули на офисный листок – забыли сделать задачу, записанную в телефоне. Такой подход ничем не лучше держания всех дел в голове. Вы ее не освобождаете от стрессов и мысленных напоминаний. А вы должны быть уверены в том, что взглянув на свой список дел, вы ничего не упустите.
Список должен быть мобильным. Доступным в любой ситуации. Лист бумаги, в принципе, подходит. Но у него есть проблема. Составление общего списка – только первый шаг. А дальнейшие шаги будут требовать работы с этим списком. На бумаге это будет сложно сделать. Лучший выход – электронный носитель.
Органайзер в КПК или коммуникаторе. Онлайн-сервисами тоже пользоваться не всегда удобно – список должен быть доступен и без интернета.
Составить такой список в один присест явно не получится. Дополняйте его в течение пары дней. К сожалению, список дел не является постоянной величиной. Каждый день у вас появляются новые задачи. Значит, вам нужно выработать в себе привычку сразу же заносить новые дела в этот список. Иначе вы вернетесь к тому, с чего начинали.
Ну вот и все рекомендации о том, как составить список дел. По приоритетам их разделить можно разными способами. Один из лучших – в курсе Евгения Попова, ссылка на который дана слева (для ПК) или снизу (для мобильников). Там есть пробные уроки, пробуйте!
