Сегодняшняя тема – матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Ведь каждый человек неизменно сталкивается со сложностями планирования своего рабочего времени и правильной расстановки приоритетов в очередности выполняемых действий. Во многом от этого зависит успешность в работе и в повседневной жизни, поэтому правильному и эффективному планированию в тайм-менеджменте уделяют повышенное внимание. Большой популярностью пользуется матрица Эйзенхауэра, которую многие специалисты называют одним из лучших инструментов для правильной расстановки приоритетов в выполняемых задачах.
История создания матрицы и ее применение
Известно, что создателем такой матрицы является Дуайт Эйзенхауэр, 34 президент Соединенных Штатов Америки. Политик часто сталкивался с необходимостью правильного определения важности и приоритетности тех или иных дел и задач. В итоге он создал чрезвычайно простую и эффективную матрицу, которая позволяла ему правильно расставлять приоритеты, оптимальным образом используя свое время.
В последующем такая матрица претерпела некоторые изменения, появились её многочисленные разновидности, которые соответствуют духу времени, позволяя эффективно использовать их не только в бизнесе, и в работе, но и в повседневной жизни при правильном планировании тех или иных действий и задач. Даже сегодня, когда появились различные стратегии и инструменты тайм-менеджмента, матрица Эйзенхауэра, которой уже исполнилось более 70 лет, всё также пользуется популярностью, что объясняется ее эффективностью и простотой.
Информация о матрице Эйзенхауэра
Основное назначение матрицы Эйзенхауэра – это распределение всех дел и задач в зависимости от их важности и срочности. Это великолепный инструмент самоанализа, который позволяет оценить, насколько правильно было использовано время для решения тех или иных задач. С помощью такой матрицы можно распределить все дела по осям координат, с учетом важности конкретной задачи и ее срочности.
Соответственно, лист разделяется на четыре квадрата, которые для большей наглядности можно раскрасить в различные цвета. Вертикальная ось показывает срочность выполнения тех или иных задач и дел, а горизонтальная их важность. Также при распределении дел и задач следует учитывать дополнительные факторы, в том числе финансовую значимость дела, его ценность, личные приоритеты, возможность переноса сроков и так далее.
В классической матрице Эйзенхауэра выделяют следующие категории задач:
- важные и срочные;
- не срочные, но важные;
- срочные, но не важные;
- не важные и не срочные.
Правильно распределив все такие дела и задачи в матрице Эйзенхауэра, можно получить наглядное представление об очередности выполнения всех работ. В последующем, придерживаясь разработанного для себя плана, человек получает возможность оптимальным образом использовать имеющееся свободное время. Матрица Эйзенхауэра отлично применяется в быту, повседневной жизни, в учёбе, на работе и в бизнесе.
Примеры срочных и важных дел
- Первостепенное значение в матрице Эйзенхауэра отведено важным и срочным делам, выполнение и решение которых осуществляется в первую очередь. К таким делам можно отнести подготовку к экзамену, дедлайн на работе, решение различных проблемных ситуаций с критически важным оборудованием, поиск стоматолога при сильной боли в зубах, обращение к врачу и так далее. Необходимо правильно спланировать время, которое требуется на решение тех или иных важных и срочных дел, что позволит справиться с ними в максимально короткий срок.
- Важные, но не слишком срочные дела. К этой категории относятся такие дела, которые непосредственно оказывают влияние на наше будущее, но при этом сроки их выполнения не столь критичны. Например, это может быть изучение иностранных языков, что позволяет в последующем получить высокооплачиваемую работу. То же самое касается различных курсов повышения квалификации, которые делают нас хорошим специалистом, помогая в работе и жизни. Также к таким важным, но не срочным делам можно отнести пробежки по утрам, занятия фитнесом, закрытие различных долговременных проектов и так далее.
- Срочные, но не важные дела. Именно с этой категории задач и дел возникают определенные сложности. Необходимо оценить, имеет ли смысл тратить своё драгоценное время на их решение, что называется здесь и сейчас. Можно ли отложить их на потом, потратив используемое имеющее время на выполнение срочных и более важных дел. В каждом конкретном случае ответ на этот вопрос будет индивидуален. Например, если вы знаете, что завтра подорожает бензин на заправке, то, вполне возможно, следует незамедлительно съездить на АЗС и заправить полный бак бензина, что позволит сэкономить несколько сотен рублей. То же самое относится к различным рабочим вопросам, которые, хотя и являются срочными, но не столь важными делами.
- Не важные и не срочные задачи. Это, так называемые, пожиратели времени, которые отнимают наши силы и время. К ним может относиться просмотр телесериалов, болтовня с коллегами, серфинг интернета, общение в соцсетях и так далее. Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют либо вовсе отказаться от таких не важных и не срочных дел, либо обращаться к ним после полного завершения всех основных задач или во время отдыха. Только так можно будет эффективно использовать имеющееся время, успевая решать нужные задачи, сведя к минимуму такие не срочные и не важные дела.
Как правильно работать с матрицей
Популярность использования в тайм-менеджменте матрицы Эйзенхауэра во многом объясняется ее простотой и эффективностью. Необходимо правильно ранжировать все дела и задачи на день, неделю или месяц, и в последующем выполнять их в зависимости от важности и срочности такой работы. И, как мы говорили, это можно реализовать в электронном виде с помощью сервиса Вандерлист.
Делай, планируй, поручай, не делай
Популярностью пользуется метод делай, планируй, поручай и не делай, который может применяться как в повседневной жизни, так и в бизнесе или работе. В соответствии с ним в первую очередь выполняются срочные и важные дела, решение которых будет иметь первостепенную важность для жизни или бизнеса. При правильном планировании первый квадрат с важными и срочными делами должен быть всегда пустым. В крайнем случае, в него помещают нерешённые задачи из второго квадрата с важными, но не срочными задачами.
Во втором квадрате с несрочными, но важными делами находятся преимущественно те задачи, которые выполняются по мере появления свободного времени. Сюда часто помещают самые продуктивные задачи, которые следует правильно спланировать, а в последующем качественно и своевременно выполнить. Работая над реализацией всех таких запланированных задач, человек получит необходимую ему продуктивность, которая отсутствовала в прошлом и не позволяла правильно использовать свое рабочее время.
В третий квадрат со срочными, но не важными делами попадают различные отвлекающие факторы, которые часто мешают достижению поставленной цели и нарушают запланированный ход рабочего процесса. Это всевозможные деловые, но бесплотные обсуждения, долгие телефонные разговоры и так далее. В идеале, все такие дела из третьего квадрата следует делегировать другим людям, отказавшись от их самостоятельного выполнения. Если подобное невозможно, то следует либо поместить их в четвёртый квадрат, либо выделять не более 5 минут каждый час на решение таких несущественных срочных дел. Но увлекайтесь, а то затянет в прокрастинацию.
В четвертый квадрат с несрочными и маловажными делами помещают те задачи, о выполнении которых следует просто забыть. Это различные сиюминутные желания, которые лишь отвлекают от выполнения поставленных целей. Если такой квадрат будет пустым, то это идеальный вариант, что позволит сохранить силы и время, которое неизменно уходит на решение таких специальных вопросов.
Правило 4D
Правило 4D, которое в оригинале звучит как Do, Delegate, Differ and Dump, что переводится как «делай срочно, поручи другим, отложи на время и забрось», может применяться не только в матрице Эйзенхауэра, но и позволяет правильно ранжировать задачи и дела в зависимости от их важности.
С помощью этого правила можно ранжировать различные задачи, а, благодаря использованию матрицы Эйзенхауэра, визуально представляется объём всех задач, степень их срочности и важности. Имеется возможность расположить все задачи и дела по двум простым критериям с учетом их важности.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра
Использование матрицы Эйзенхауэра позволяет правильно распределить дела и задачи, исключает работу на автоматизме, а человек решает лишь те задачи, которые действительно важны и актуальны. Этот метод тайм-менеджмента позволяет распределять работу не только на ближайшие дни, но и на недели или месяцы вперед. Это позволяет организовать всё свое свободное время, чётко установив стратегические и тактические цели, на решение которых уходит всё свободное время.
Еще одним несомненным преимуществом матрицы Эйзенхауэра является тот факт, что этот метод позволяет правильно и грамотно планировать. Составляя для себя списки значимых и срочных дел, можно оценить реальный объем работы, полностью исключив работу с бесполезными задачами, на решение которых мы тратим столь ценное время.
Применяя матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов, можно не только правильно научиться планировать все дела и задачи на день, но и в последующем уплотнить свой график, выделяя время как на текущие срочные задачи, так и на решение стратегически важных вопросов, на которые без такого правильного распределения дел, найти свободную минуту попросту не представляется возможным.
