Сегодня разберемся, что такое система 5С на производстве без всяких иностранных словечек, – на простом русском языке и с помощью бытовых примеров разберемся с ее составляющими. Система 5S – это японская чётко структурированная методика, позволяющая создать наиболее эффективные и оптимальные условия для работы на производстве, в офисе и в повседневной жизни. Достигнуть таких оптимальных и идеальных условий можно путем правильного планирования и создания максимального порядка, чистоты и аккуратности как на рабочем месте, так и в жизни человека.
Составляющие системы 5S
На страницах сайта MyTimePlanner.ru мы разъясняем этот метод самодисциплины, так как система 5S чрезвычайно эффективна в тайм-менеджменте. Она позволяет оптимальным образом использовать имеющееся свободное время и повышает производительность труда.
Методика 5S была разработана в Японии, основываясь на традициях и культуре этой восточной страны. Построена она на пяти принципах – сортировке, порядке, уборке, стандартизации и самосовершенствовании. Такая система чрезвычайно универсальна, с одинаковым успехом применяется как в производстве или в офисной деятельности, так и в повседневной жизни каждого человека. Изначально она была популярна исключительно в Японии и странах Восточной Азии, однако сегодня интерес к ней проявляют в Европе и на постсоветском пространстве, где 5S активно применяется в тайм-менеджменте.
Сортировка подразумевает разделение всех предметов на рабочем месте и четкое планирование в повседневной жизни. Под порядком в системе 5S понимают эргономичную организацию, правильное хранение и определение мест для всех предметов, с которыми взаимодействует человек. Необходимо позаботиться и об уборке, которая позволяет поддержать порядок и чистоту в доме или на рабочем месте. Под стандартизацией принято понимать документирование всех выполняемых действий, а также контроль за правильностью их выполнения. Любая система тайм-менеджмента была бы не эффективной без анализа и самосовершенствования. Также и 5S подразумевает поиск новых оптимальных решений для организации распорядка дня.
Принципы 5S в повседневной жизни
Каждый успешный человек прекрасно знает, как важно правильно использовать свое свободное время. Именно поэтому организации тайм-менеджмента уделяют сегодня повышенное внимание. Японская концепция 5S подразумевает самодисциплину, обязательное поддержание порядка, правильное планирование, а также самоанализ, что и позволяет правильно организовать повседневную жизнь, с максимальной выгодой и эффективностью используя свободное время.
Простым и наглядным примером японской системы 5S в повседневной жизни является правильная организация каждодневных покупок в магазинах. В полном соответствии с этой методикой все отобранные для покупки товары сортируются ещё в магазине в тележке или корзине, после чего уже по приходу домой их снова распределяют по категориям и отдельным видам товаров. Необходимо сделать соответствующим ёмкости, отсеки и шкафчики для хранения тех или иных продуктов, столовых приборов, а также различных предметов, которые используются постоянно.
Такая самодисциплина, которая является основой всей системы 5S, позволит экономить время, а человек всегда знает, где и что у него лежит. Соответственно, не нужно терять время и нервы на поиски тех или иных предметов, продуктов и сделанных покупок, позволяя правильно организовать свою повседневную жизнь. Появляется больше свободного времени, которое можно использовать для учебы, работы или отдыха.
Организация рабочего места в соответствии с 5S
Чаще всего именно неправильная организация рабочего места отрицательно сказывается на производительности труда. Мы попросту не можем выполнить всю необходимую работу, такие не решенные дела скапливаются как снежный ком, что приводит к дедлайнам и прочим проблемам. Применяя японскую систему 5S к организации рабочего места, можно с легкостью поддерживать порядок и самодисциплину, с максимальной эффективностью используя имеющееся время и доступную информацию, успевая сделать всю работу качественно и точно в срок.
Первым этапом правильной организации рабочего пространства является сортировка всех используемых предметов, с разделением их на часто и редко используемые категории. Необходимо будет распределить все предметы на рабочем столе на три категории: на «всегда используемые» вещи, «иногда нужные» и «не нужные» предметы. Последние рекомендуется убрать со стола, держать их в самом глубоком нижнем отсеке тумбочки, а предметы из первых двух категории грамотно и правильно разложить, обеспечивая к ним максимально простой и быстрый доступ.
Также при организации рабочего стола в офисе необходимо соблюдать порядок, учитывая, как в дальнейшем будут использоваться те или иные предметы. Для упрощения такого соблюдения порядка все предметы следует расположить на столе с учётом следующих четырёх критериев:
- на видном месте располагают вещи, которые используются постоянно;
- работающий за столом человек должен иметь возможность с легкостью взять нужный ему предмет, не вставая со своего места;
- все предметы на столе должны располагаться не только с учётом доступности, но быть полностью безопасными в использовании;
- система 5S подразумевает легкость использования различных предметов с рабочего стола, но и возможность быстро вернуть их на свое правильно подобранное место.
Следуя правилам этой системы тайм-менеджмента, необходимо поддерживать рабочее место в чистоте, для чего потребуется разделить стол на соответствующие зоны, каждая из которых имеет свое определенное предназначение. Например, это могут быть зоны с документами, канцелярскими принадлежностями, компьютерной техникой и так далее. Ежедневно на уборку и поддержание в чистоте стола следует выделить не менее 5 минут времени, причём такую работу лучше всего выполнять в конце дня, начиная следующий день с аккуратного и правильно организованного рабочего места.
Стандартизация в системе 5С применительно к рабочему месту подразумевает поддержание порядка, соблюдение всех перечисленных правил, в том числе уборку и сортировку. Все такие действия должны быть доведены до автоматизма, они могут быть закреплены в нормативных документах или в негласных правилах поведения в офисе. Крайне важна самодисциплина, при этом каждый сотрудник в офисе несёт свою личную ответственность за исполнение всех стандартов системы 5S, что повышает производительность труда, помогая эффективно использовать каждую минуту рабочего времени.
Одной из составляющих системы 5S является самосовершенствование. В оригинальном переводе с японского языка это понятие означает выработку привычки и воспитание. Все такие действия должны стать полезными привычками, которые отработаны до автоматизма. В скором времени все такие действия будут выполняться уже на подсознательном уровне, позволяя добиться максимальной эффективности рабочего процесса.
Японская система 5S – это своеобразный комплекс мер и действий, которые направлены на повышение эффективности труда, позволяя правильно организовать рабочее время и повседневную жизнь. С помощью наших бытовых примеров вы разобрались, что такое Система 5С на производстве, и сможете ее применять. Ведь эта система универсальна, она актуальна для производства, организации работы в офисе, отлично помогает в повседневной жизни, являясь одной из составляющих правильного и успешного тайм-менеджмента.
