Сегодня поговорим про инструменты тайм-менеджмента. Ведь каждый предприниматель и деловой человек прекрасно знает, что именно от того, насколько правильно он планирует свое личное и рабочее время зависит его успешность в работе. Именно поэтому тайм-менеджмент, то есть искусство управлять своим временем, стало столь важным для каждого из нас. Вне зависимости о того, в какой сфере мы работаем, имеем ли мы нормированный или ненормированный график, являемся наемным рабочим или развиваем свой собственный бизнес, следует правильно подходить к вопросам тайм-менеджмента, что позволит быть успешным и удачливым в бизнесе, в работе, в семье и в жизни.
Как настроиться на Эффективный тайм-менеджмент
В переводе с английского time management означает «управление временем». Под этим понятием принято понимать упорядочивание и правильное использование личного и рабочего времени, которое исчисляется неделями, днями, часами и минутами. Это правильный учет, планирование и качественный контроль за правильностью выполнения тех или иных дел, задумок и всего расписания рабочего дня. Такая практика управления временем появилась в восьмидесятых годах прошлого века и сегодня как никогда востребована в бизнесе и повседневной жизни.
Основы тайм-менеджмента
В основе грамотного управления временем лежит поиск правильной мотивации, а также максимально подробное планирование (тайм-менеджмент) распорядка дня, что позволит обеспечить максимально возможную эффективность использования свободного времени.
Основные принципы правильного управления временем и задачи тайм-менеджмента:
- предварительное планирование;
- подробный разбор плана действий;
- четкая формулировка задач и целей;
- расстановка правильных приоритетов;
- анализ выполненной работы;
- качественный и своевременный отдых.
Установлено, что практически 80% людей не планируют свой распорядок дня, соответственно затруднительно использовать имеющееся время с максимальной эффективностью, а добиться успеха в работе и бизнесе будет попросту невозможно. Тогда как лучший тайм-менеджмент и соблюдение запланированного расписания дня не только повышает продуктивность человека, но и положительно сказывается на его самочувствии и здоровье.
Многие новички, пытаясь заниматься тайм-менеджментом, совершают распространенную ошибку. Они либо неправильно выбирают цели и задачи, либо пытаются работать на износ, полностью отказывая себе в свободном времени и отдыхе, а не редкость, лишая себя сна. Если поначалу такой подход работает, позволяя существенно повысить производительность труда, то вскоре наши жизненные силы иссекают, энергия заканчивается, мы начинаем разочаровываться в поставленных целях и задачах, и вновь возвращаемся к прежнему неправильному и бесцельному использованию своего свободного и рабочего времени.
Как начать правильно планировать
Оптимальное и правильное использование своего времени подразумевает соответствующее планирование и последующее четкое следование распорядку дня. Это позволяет упростить рабочий процесс, человек может наметить как текущие, так и глобальные цели, правильно используя свое рабочее время.
Даже если вы ранее никогда не занимались планированием своего распорядка дня, сделать это не составит сложности. Потребуется следующее:
- в письменном виде фиксируют все цели, важные задачи, которые желательно разбить на более мелкие и пошаговые;
- основные цели должны быть достижимыми, измеримыми, актуальными, конкретными и ограниченными по времени;
- каждый шаг к достижению поставленной цели фиксируется, при этом крайне важно правильно расставлять приоритеты;
- важно фокусироваться на главном, при этом не отвлекаться на более мелкие цели и задачи.
Не редкость ситуации, когда в силу загруженности нам сложно правильно планировать свой рабочий график, держа в уме все поставленные задачи и необходимые работы. Решить подобные проблемы не составит особого труда. Сегодня имеются платные и бесплатные приложения и онлайн-сервисы, основная цель которых планирование распорядка дня и выполняемых работ. Одной из таких программ и онлайн-сервисов является wunderlist, с использованием которой можно познакомиться здесь.
Составлять план действий необходимо ежедневно, держа в уме как ближайшие цели, так и глобальные, но в то же время достижимые задачи. Специалисты рекомендуют заниматься таким планированием вечером, подробно расписывая все дела и задачи на следующий день. Однако составляя план с жестким расписанием не следует. Часто возникают различные форс-мажорные обстоятельства, на решение которых также следует заложить до 15-20% рабочего времени. В идеале, если каждый день вы сможете четко планировать 60% своего свободного времени, а оставшиеся 40% будут уходить на разбор почты, занятия ежедневной рутиной и совершение важных звонков.
Определяем важные и малозначительные дела
Одной из основ тайм-менеджмента является правильное определение задач на ближайшие дни и перспективу. Популярностью пользуется стратегия разделения всех дел на «слонов» и «лягушек». Соответственно, большие и важные дела можно назвать «слонами», которые разбиваются на другие небольшие действия, получившие название «лягушек». Такие простейшие инструменты тайм-менеджмента позволят правильно поставить задачу и планомерно идти к её решению, выполняя различные мелкие дела.
Например, можно составить небольшой список, включающий десять различных небольших действий. Все такие действия позволят полностью выполнить ту или иную крупную задачу. Соответственно, решая каждый день по одной такой «лягушке», можно уже через 10 дней полностью завершить крупное дело «слона», при этом исключены дедлайны и другие проблемы, которые неизменно возникают при неумелом планировании или же его полном отсутствии. Подобные методы тайм-менеджмента чрезвычайно просты, а их использование позволит существенно повысить производительность труда.
Предпочтение важным задачам
Часто мы оказываемся в такой ситуации, когда составляем качественный план работы на ближайший день, но утром появляются срочные дела, которые отвлекают нас от ранее запланированных задач. Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют предпочтение отдавать важным делам, и лишь после этого решать срочные вопросы. Только так можно будет правильно спланировать имеющееся свободное время, одновременно справившись как с срочными, так и важными текущими задачами.
Необходимо оперативно анализировать, какие дела и задачи являются предпочтительными и более важными. Вполне возможно, телефонный звонок, являющийся, хоть и срочно делом, но не столь значимым, можно отложить на потом, выполняя в это время текущие важные и глобальные дела. Именно для решения таких форс-мажорных срочных проблем и дел рекомендуется ежедневно оставлять 30-40% времени на выполнение каких-либо текущих и оперативных задач.
Определение часов максимальной активности
Каждый человек по-своему индивидуален. Кто-то любит проводить утро в постели, встаёт в 10-11 часов, но при этом может сохранить работоспособность до поздней ночи. Тогда как другие люди-жаворонки предпочитают вставать ни свет, ни заря, а наиболее эффективна их работа в утренние часы и до обеда. Эффективный тайм-менеджмент подразумевает определение своих часов максимальной активности и исходя из этого следует планировать дневное расписание, выполняемые работы и задачи.
Если вы знаете, что самой продуктивной частью дня у вас является утро, то именно на это время лучше спланировать работу со сложными проектами или назначить важную для вас встречу. А вот на послеобеденные часы можно перенести рутинные дела, работу с документами или разбор электронной почты. Аналогичным образом совам рекомендуется на вторую половину дня переносить важные мероприятия, вечером устраивать встречи с клиентами или деловыми партнерами. Придерживаясь такого простейшего расписания с учетом индивидуальных особенностей каждого человека, можно добиться максимальной эффективности работы, решая все поставленные на день задачи.
Время для обучения
Каждый состоявшийся человек неизменно подтвердит ту истину, что для успеха необходимы знания и самосовершенствование. Поэтому каким бы вы опытными не были в той или иной сфере, нужно всегда планировать в течение дня, пускай и короткое, но время для обучения или самосовершенствования. Учёные установили, что лучше всего наш мозг воспринимает информацию в утренние часы, поэтому начать день рекомендуется именно с обучения.
Поставьте будильник на час раньше, встаньте в семь утра, выделите на такое обучение и самосовершенствование 20-30 минут каждый день, и уже через полгода вы получите первые результаты от своих знаний, которые сможете применять на практике. Можно записаться на различные курсы, тренинги, самостоятельно найти в сети интернет качественный материал по вашей профессии и делу, которым вы занимаетесь. Помните о том, что любой, даже самый правильный профессиональный тайм-менеджмент, будет не столь эффективен, если отсутствуют качественные знания в той или иной сфере бизнеса и работе.
Правильная расстановка приоритетов
Часто мы не можем правильно расставить приоритеты в нашей работе или ведении бизнеса. В итоге, большую часть времени мы тратим попусту, просиживая в социальных сетях, копаясь в бумагах, занимаясь совершенно ненужными мелкими вопросами. В таком случае у нас просто не остается времени для решения по-настоящему важных дел или выполнения ответственной работы.
Специалисты советуют расставлять приоритеты всегда вечером, подготавливая список дел на следующий день. Даже если ранним утром у вас появляется какое-либо срочное задание, то нужно оценить, насколько оно является приоритетным и срочным. В том случае, если такая работа может подождать, то её лучше всего отложить ее, занимаясь решением намеченных важных дел, которые имеют максимальный приоритет для вас.
Не стоит откладывать важные дела на потом
Кто из нас не любит отложить дела на потом, обещая себе вернуться к тому или иному вопросу через несколько часов, на следующий день или в «понедельник». Пора избавляться от такой крайне неприятной и вредной привычки. Специалисты по технологии тайм-менеджмента отмечают, что для того, чтобы успевать всё на работе, следует отказаться от идеи отложить какую-либо важную и приоритетную работу на потом.
На подсознательном уровне, зная о том, что нам предстоит выполнить определенный объем работы или решить конкретные вопросы, у нас существенно увеличивается производительность труда. В такой ситуации мы можем с легкостью справиться с самыми сложными задачами, что позволяет нам продвигаться шаг за шагом к поставленной цели. Вполне возможно, что выполнить все запланированные на сегодня задачи у вас не получится. Но передвигать на следующий рабочий день лучше всего нерешенные дела из самого конца списка, а не те вопросы, которые вы планировали решить утром или в первой половине дня.
Решите проблему с «пожирателями времени»
Каждый из нас, волей или неволей, сталкивается с так называемыми пожирателями времени. Это может быть болтливая и болтливый коллега на работе, постоянные звонки по телефону, различные электронные гаджеты, компьютеры, в которых мы постоянно просматриваем новости или просиживаем в социальных сетях. Чтобы определить таких пожирателей времени не нужно изучать сложнейшие техники тайм-менеджмента, следует лишь проанализировать свой день, правдиво ответив себе, какие ненужные действия вы выполняли и что занимало ваше время.
Вы будете удивлены, но треть рабочего времени каждого человека уходит на таких пожирателей времени, избавившись от которых мы могли бы существенно повысить свою производительность труда. В последнее время наибольшие сложности доставляют всевозможные соцсети, в которые мы погружаемся с головой, начиная рабочий день с проверки сообщений, часто бесцельно чатимся, просматриваем стену новостей, копаемся в различных группах. И всё это бесцельно потраченное время мы могли бы посвятить работе, ведению бизнеса или образованию и самосовершенствованию.
Залогом успеха является порядок
Обратите внимание на то, как выглядит ваш офис или рабочее место. Если ваш склад или рабочий стол похож на свалку, не нужно удивляться, что в таких условиях работать эффективно и продуктивно у вас не получается. Многие системы тайм-менеджмента предлагают простейшее правило – чем меньше ненужных предметов на столе, тем лучше (см. систему 5S). Не нужно копить десятки и сотни документов в рабочем шкафу или на столе с компьютером. Вполне возможно, все такие файлы следует отправить в архив или подшить различные бумаги в папки (дела, если говорить по номенклатуре). Помните, что их проще в последующем найти в архиве, чем разбирать завалы на рабочем столе.
Ежедневно на поддержание порядка на рабочем месте в кабинете и на столе следует выделять от 5 до 7 минут. Потом это время вы сэкономите, зная точно, где находятся те или иные важные для вас бумаги. У человека, который точно знает свой распорядок, правильно планирует тайм-менеджмент, эффективно работает и успешен в карьере или бизнесе всегда будет порядок на рабочем столе.
Правильно планируя свое рабочее время и учитывая правила тайм-менеджмента, вы сможете существенно повысить свою производительность труда, добьетесь успеха в бизнесе, решении тех или иных задач. Необходимо комплексно подходить к таким вопросам, учитывать принципы тайм-менеджмента, ежедневно составлять план своих действий на текущий день, правильно определять глобальные и текущие цели, правильно расставлять приоритеты в работе и поддерживать порядок на столе или в офисе. Всё это станет залогом успешной работы и ведения бизнеса. И какими бы ни были навороченными современные инструменты тайм-менеджмента, приучить себя к их использованию – задача не одного дня. Но если вы выработаете такую привычку, управлять временем станет легко!
